В целом, как и подобает любой более-менее приличной компании, постановка учёта, его ведение и отчётность, тем более такого предприятия, соответствует заведённым правилам и нормам. До выхода на объект никоим образом и не ожидалось увидеть запущенности бухгалтерского или материального учёта. В данном серьёзном секторе экономики это, в принципе, невозможно, в отличие от иного бизнеса, что попроще и пониже, где могут и допускаются непозволительные отступления от норматива.
Однако, при всей заформализованности и бюрократизации производимых трат, что порой бывает не в меру излишней, постороннему человек, тем более, если он заточен под контрольную функцию, бросаются в глаза отдельные моменты, при внимательном рассмотрении которых прослеживаются мягко сказать нарушения, а если более открыто сказать – факты, граничащие с должностными злоупотреблениями. Хочется заметить для тех, а может и сказать тому, кому по штату положено проверять, что на них лежит своя доля ответственности. Ведь кто, как ни они, например, дважды в прошлом году выходили для осуществления контроля. При определённом стечении обстоятельств и неблагоприятном развитии событий те, кому было положено проверять и те, кто непосредственно проверял, несут существенные риски.
До прибытия на объект мы специально не запрашивали никакие справки и отчёты. Во-первых, не имели полного права для этого. Во-вторых, с необходимыми данными мы ознакомились на открытом сайте компании. На самом деле подготовительный этап в контроле является наиважнейшим, поскольку уже в ходе его можно определить тонкие места, и даже, вскрыть нарушения, либо увидеть то, что на них нацеливает.
Своеобразным тормозом контрольного процесса является отсутствие на рабочем месте должностных лиц, ответственных за решения, действия и операции. В рассматриваемом случае это до недавнего времени работавшие и, недавно уволенные — директор и бухгалтер. Однако, высший уровень контрольного мастерства и заключается именно в том, что нарушения, злоупотребления вскрываются, так сказать сидя на стуле и смотря в бумаги. Иногда очень хочется спросить, причём без этого не обойтись, чтобы быстрее дойти до факта и быть уверенным в нём. Но в этот раз не тот случай и мы не имели широких прав ходить, смотреть, выяснять и расспрашивать. Всё же в компании работает большое число людей, причём разных по характеру и взглядам на то, что вокруг происходит.
Любая проверка, и наша здесь не исключение, проводится по плану. План, безусловно, был. Если его представить в блочном виде, то хотелось посмотреть материальную основу компании с завязанной затратной частью, включая разного рода приобретения и списание, а также обратить внимание на расходование фонда заработной платы, когда он касался бы сказанного выше. Однако в день приезда и при первом общении мы поняли, что на всё про всё нам отводится одна неделя. Исходя из этого, намеченный контрольный проект был переформатирован для того, чтобы за четыре, максимум пять дней можно было увидеть требуемый результат.
Предполагаемую выборочную инвентаризацию отложили сразу, поскольку за день-два её по нормальному и качественно не провести. На основе просмотренных инвентаризационных материалов, сделали вывод о её полной формальности, то есть она фактически и, скорее всего не проводилась. С одной стороны это как бы сложившаяся практика. Но с другой не стоит забывать, что «инвентарка» необходима не только для выявления недостач, но и для того, что бы «материальщики» знали своё место и чувствовали, что они всегда под контролем.
Теперь о заработной плате, которая занимает весомый удельный вес в общей сумме расходов. Нами было решено не касаться данного вопроса, поскольку если туда влезешь — не будет конца и края тому, о чём руководству доподлинно известно. Здесь и подставные и вымышленные и знакомые друзья соседей родственников. Хотя кадровая служба компании по ощущениям была в ожидании неких проверочных действий с нашей стороны. Если заниматься зарплатой, то это отдельная тематическая история с открытыми контрольными действиями, общением с людьми и так далее и тому подобное.
Касаемо приобретения основных средств или, как говорится всего недвижимого, движимого и ценного. Данные операции всегда на виду. Например, замечательно, что обновились и купили планшеты с ноутбуками. Не удалось выйти и посмотреть на них. Но если бы так случилось, то сразу же обратили бы внимание на их начинку. Как показалось, начинка могла не соответствовать стоимости. В одном документе это АРМ, в другом Lenovo. Но Lenovo бывают разные — за 32 тыс. руб., приобретённые компанией, за 70 тысяч как у него дома и за 18 тысяч, которого может быть и вполне достаточно.
В компании достаточно большое количество оргтехники, во всяком случае, по данным учёта. С её ремонтом и обслуживанием понятно. Очень сложно установить истину, нужен глаз да глаз за теми, кто этим занимается, и кто в этом разбирается. Что касается расходных материалов, то здесь несколько проще. Мы, конечно, обратили внимание на договор, согласно которому последний раз приобретено 242 картриджа на шестьсот с лишним рублей. Поставка была во второй половине года. С учётом имеющихся актов на списание их должно быть в наличии чуть более сотни. А теперь немного статистики: если за вторую половину года их было списано 108, то за весь прошедший год только 92 картриджа. Делай выводы. Конечно, следовало бы выйти и посмотреть — где они, у кого, для каких принтеров, сканером и ксероксов и новые они или трижды перезаправленные. Не думаю, что всё сошлось бы. Находясь в кабинете бухгалтерии, мы обратили внимание на дорогостоящий неработающий ксерокс. Девушка, сидящая слева, к слову сказать, успела заметить, что печатать и ксерить совершенно не на чем и это тогда, когда на остатке имеются большое количество расходников.
Если есть оргтехника и расходные материалы, то обращается внимание на бумагу. А вот её как раз было приобретено 1,5 тысячи пачек или 750 000 листов. В этом направлении также требуется контроль и учёт. Бумага приобреталась в компании «Комус» по 204 рубля за пачку. Между тем, держа в руках лист бумаги, ощущается, что сорта она ниже среднего, а значит значительно дешевле. К тому же низкосортная бумага нежелательна для использования в современных принтерах. Отсюда и частый преждевременный ремонт.
В компании существует категория материалов, способных списаться сразу и без особых усилий. Имеется в виду мыло, чистящие средства, туалетная бумага, освежители и прочая химия. Конечно, списание проблематично проследить, да порой, и незачем. Тогда стоит обратить пристально внимание на закупку такого товара. Например, только из одного договора видно приобретение моющих средств почти на 400 тысяч рублей. руб. Мы не успели отработать данный договор, но моющие средства в обозначенном количестве и ассортименте остаются под вопросом.
Повествование можно было продолжить, однако всё самое-самое отражено на страницах нашего акта. Кстати, к его изложению мы подошли не совсем стандартно. Убрали всё лишнее, не стали погружаться в анализ, исключили описание всего того, что смотрели и сделали для себя некий вывод. Тогда как делать выводы не в наших правилах. Наше дело устанавливать, устранять и упреждать.
В действительности, вскрытые факты заслуживают пристального внимания, а то и требуют особого разбирательства, в части тех людей, кто их допустил и не обнаружил ранее. Хорошо, если такая картина обрисовалась только в данном конкретной компании. А ежели она присуща многим подобным ей. Тогда прослеживаются серьёзные риски не только для бухгалтеров, хозяйственников, которые, в конце концов, могут уволиться и всё. Но и для более представительной более высокой линейки должностной категории лиц.
Если посмотреть на всё произошедшее с другой стороны, то ничего особенного не произошло. Просто надо более профессионально ко всему подходить и более грамотно всё оформлять. Особенно, когда дело касается расходования средств. А то порой получается, что гражданский и налоговый кодекс соблюдается, а ряд иных более серьёзных кодексов, игнорируются.
В заключение можно посоветовать с определённой периодичностью и своевременно осуществлять проверочные процедуры, причём лучше силами независимых контрольных организаций. Ещё лучше, вовремя пользоваться подсказками упреждающего характера. И конечно, не избирать для себя самым лучшим вариантом – увольнение.