I. Черновой вариант акта.
Рождается за неделю да окончания ревизии/проверки, где структурируются факты по должностной принадлежности, степени важности и уровню серьёзности в увязке с решением задач.
Черновой вариант — «конва» будущего акта. С этим вариантом некого не знакомят, разве что его читает непосредственный руководитель проверяющего. В ряде случаев с «черновиком» знакомится «субъект», не с «текстовкой», а устно на словах, чтобы услышать, прочувствовать позицию «субъекта».
В черновом варианте возможны ошибки и несоответствия и это нормально, ведь далее он будет пере-проверяться, до-уточняться, прежде чем, примет удобоваримую форму предварительного варианта акта.
II. Предварительный вариант акта.
Является почти что окончательным актом. Этот, пока «не-документ» должен быть составлен таким образом, чтобы при отсутствии возражений «субъекта» его сразу можно было обоюдно подписать.
Слово «предварительный» вводится ещё и для того, чтобы руководитель с бухгалтером обладали возможностью внесения своих замечаний. Проверяющему на этом этапе удобнее что-то подправить/исключить, чем потом заниматься с письменными возражениями, которые могут возникнуть на этапе подписания окончательного варианта акта.
III. Окончательный вариант акта.
Уже официальный документ с Большой буквы. «Акт», который красиво и грамотно изложен, со всеми согласован, кем надо подписан. Их не бывает одинаковых, они отражают лицо проверяющего, его профессиональный уровень и компетенции. От его содержания зависит судьбы людей, в том числе и проверяющего лица. Он ложится в основу доказательной базы, определяя вину при злоупотреблениях и хищениях (причём не только вину, но и сроки). Всё перечисленное говорит о высочайшей серьезности, с которой должен относиться проверяющий к данному документу.
Итак, вначале у нас были мысли, потом наброски, далее черновик, после чего предварительный вариант и наконец окончательный – официальный документ со всеми вытекающими.